Plat gezegd gaat het om een urenverntwoording. De mensen verantwoorden de uren aan het buro. Het buro verantwoordt de uren aan de opdrachtgever.
Waat staat een uur voor:
Een uur is natuurlijk tijd, te besteden tijd. In de opdracht staat niet hoveel tijd je mag besteden maar wel hoeveel er betaald zal gaan worden. Het honorarium. Als je, na een project, het honorarium deelt door de besteede tijd, dan heb je de kosten per uur, je kunt zeggen, het uurtarief. Alleen, naderhand, daar heb je niets aan.
Als je de uurtarieven voor de medewerkers hebt kun je daarmee, aan de hand van de plannen, een takenlijst opstellen, een aantal uren toe kennen, een functie toekennen of direct een van de medewerkers. Daarmee heb je dus zowel een lijst met werkzaamheden ( taken ), als een aantal uur. En dat is precies wat je nodig hebt voor de planning van het buro. Als je deze begroting aanvult met algemene projectkosten en kosten uitbesteed werk, dan heb je het honorarium compleet.
Plannen op twee manieren:
1 – Je wilt de taken plannen, dan weet ieder wat die gaat doen en wanneer het klaar kan zijn.
2 – Maar minstens net zo belangrijk is dat je voldoende omzet maakt om de kosten van het buro te dekken, zeg maar het breakeven van het buro. Als je een en ander zo kunt plannen dat je iedere maand even veel werk uitvoert, even veel projecturen schrijft en even veel factureert, dan komt er stabiliteit in omzet en meer nog is het werkteam. Dan heb je een constant aantal mensen nodig. Dan is er genoeg werk voor de mensen, niet te veel, niet te weinig.
Dit alles heb je nauwkeurig in beeld met Project-U.