Binnen Project-U zijn er drie nivo’s.
Zoals de titel aan aangeeft van buro tot medewerker.
Je kunt niet zeggen van groot naar klein. Het buro kan bestaan omdat er medewerkers zijn. En de medewerkers kunnen werken binnen het buro omdat er projecten zijn of binnenkort worden gestart. Het zijn dan ook niet zo zeer drie nivo’s maar drie entiteiten en die kunnen er zijn omdat de twee anderen er zijn.
Dit is dan ook de benadering van Project-U van het architectenburo als geheel.
Uurtarieven en Breakeven:
Je richt eerst het buro in door een of enkele medewerkers toe te voegen. Deze ken je een uurtarief toe. En een aantal uur in de week. En, zeer belangrijk, een percentage aan niet declarabele uren. Vanuit deze gegevens zal Project-U een inschatting maken van de burokosten en de bruto salaris per medewerker. Natuurlijk zitten hier enkele aannames in. Maar vervolgens corrigeer de de burokosten ( op jaarbasis ) en het werkelijk bruto salaris.
Hiermee is het werkelijk breakeven van het buro bekend.
Vervolgens wordt het werkelijk uurtarief per medewerker berekend. En kunnen, eventueel, de interne uurtarieven, dus waarvoor verkoop je je medewerker per uur, worden bijgesteld.
Projecten inplannen:
De volgende stap is het plannen van projecten ten opzichte van het breakeven. De uitvoering is eenvoudig. Je kleurt, per projectfase, de week-vakjes dat je aan het project denkt te werken. Je verdeelt hiermee als het ware het budget over de tijd en daarmee verdeel je het werk.
Breakeven, gewenste omzet en maximale omzet:
Naast het breakeven is ook de gewenste omzet te berekenen. Het maximaal aantal projecturen per medewerker maal het interne uurtarief. Dus, als je vol bezet bent met werk, maar nog wel ruimte over houdt voor burouren, vrije dagen en ziekte ( 2% ). Deze grens is heel belangrijk. Als je over deze grens heen gaat, dan heb je mensen te kort. Blijf je ver onder deze grens, probeer dan werk naar voren te halen of je moet afscheid nemen van een medewerker. Het goede van dit alles is dat je het ver van te voren aan ziet komen en daardooor op tijd kunt aanpassen.
Werkelijk uurtarief en intern uurtarief:
Het werkelijk uurtarief is de optelling van het bruto salaris, de werkgeverslasten en een deel van de burokosten, bijvoorbeeld samen 60 euro per uur. Het intern tarief is bijvoorbeeld 110 euro.
Deze marge van 50 euro is relevant. Deze maakt het verschil tussen de breakeven en gewenste omzet. Maar is ook de reden waarom het buro niet direct failliet gaat als je iets te veel burouren schrijft. Project-U geeft je alle handvaten om zeer nauwkeurig de grens te volgen tussen te weinig werk en te veel. En deze worden automatisch voor je berekend.
Resumé:
Wat hierboven beschreven is, is het naukeurig afstemmen van de kosten van het buro, het werk en de contracten met de mensen. Het is een puzzel die je legt met Project-U. Zodat je kunt werken met scherpe tarieven en weet waar je staat met het buro.